Política de Privacidad
Versión 1.1.1 · Vigente desde 7/10/2026
Política de Privacidad de contaify
Versión 1.1.1 · Vigente desde el 07 de octubre de 2026 · El historial completo está en Documentos Legales → Mis Aceptaciones.
Versión anterior: 1.1.0.
Versión anterior: 1.0.1.
Versión 1.0.0 · Vigente desde el 15 de septiembre de 2026 · Conforme a la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP) del Ecuador y su Reglamento.
1. Responsable del tratamiento
El responsable del tratamiento de sus datos personales es el proveedor de la Plataforma contaify, con domicilio en la República del Ecuador. Contacto: canales publicados en la sección Ayuda de la Plataforma.
2. Datos que tratamos y finalidades
| Categoría | Datos | Finalidad | Base legal |
|---|---|---|---|
| Identificación y contacto | Nombre, apellido, correo, teléfono, RUC/razón social | Crear y administrar la cuenta, emitir comprobantes, facturar el servicio | Ejecución del contrato |
| Credenciales | Contraseña (cifrada, nunca legible), sesiones activas, identificadores de sesión | Autenticación y seguridad de la cuenta | Ejecución del contrato; interés legítimo en seguridad |
| Uso de la plataforma | Registros de actividad, direcciones IP, navegador y dispositivo utilizados, aceptaciones legales | Seguridad, auditoría, prevención de fraude, cumplimiento normativo | Obligación legal; interés legítimo |
| Datos de negocio (cliente) | Clientes, proveedores, productos, ventas, compras, comprobantes SRI | Prestar el servicio ERP contratado | Ejecución del contrato; el Cliente es responsable de su tratamiento |
| Facturación del servicio | Facturas internas, pagos, suscripciones | Cobro y contabilidad del servicio | Obligación legal |
| Comunicaciones | Correo para notificaciones transaccionales | Envío de comprobantes, alertas y avisos legales | Ejecución del contrato / consentimiento (marketing) |
contaify no trata datos personales sensibles (salud, biometría, etnia, religión, etc.) salvo que el Cliente los registre por su cuenta en los campos de negocio; en tal caso, el Cliente es el responsable de contar con la base legal correspondiente y contaify actúa como encargado del tratamiento.
3. Encargado y responsable — relación multiempresa
contaify opera bajo un modelo multiempresa. Respecto de los datos de negocio que el Cliente registra:
4. Conservación
| Dato | Plazo |
|---|---|
| Datos de la cuenta | Mientras la cuenta esté activa |
| Datos de negocio | Mientras la suscripción esté activa; posteriormente bloqueados durante el plazo de prescripción legal |
| Comprobantes electrónicos y soportes | Mínimo siete (7) años, conforme a la normativa tributaria ecuatoriana |
| Evidencias de aceptación legal (términos, privacidad, cookies, contrato) | Mientras dure la relación + cinco (5) años, por interés legítimo de defensa jurídica (la revocación del consentimiento no implica el borrado de la evidencia de que existió) |
| Registros de auditoría y seguridad | Mínimo un (1) año |
5. Destinatarios y transferencias
Los datos se almacenan en infraestructura en la nube (proveedores con medidas de seguridad apropiadas). La firma electrónica de comprobantes se transmite al SRI conforme a la normativa vigente. No se venden ni ceden datos personales a terceros con fines comerciales. Las comunicaciones transaccionales se envían a través de proveedores de correo que actúan como encargados.
6. Derechos de los titulares (ARCO+)
Puede ejercer en cualquier momento, ante el responsable (el Cliente, para datos de negocio; contaify, para datos de cuenta y marketing): acceso, rectificación, cancelación/eliminación, oposición, portabilidad, limitación y austerencia de sus datos personales, así como revocar el consentimiento otorgado. La solicitud se canaliza por los canales de soporte publicados; contaify responderá en el plazo legal. La eliminación está sujeta a los plazos de conservación legal (comprobantes, facturación, evidencias) y a la conservación en bloque para defensa jurídica.
7. Seguridad
Medidas técnicas y organizativas: cifrado de contraseñas, sesiones con lista blanca revocable, cifrado de identificadores en tránsito, control de acceso por roles y privilegios, registro de auditoría, URLs firmadas de corta duración para archivos, cuotas y límites de uso, y protección contra fuerza bruta y abuso. En caso de una brecha de seguridad que suponga riesgo para los derechos de los titulares, contaify notificará a la autoridad y a los afectados conforme a la LOPDP.
8. Menores de edad
La Plataforma no está dirigida a menores de edad. No tratamos deliberadamente datos de menores.
9. Modificaciones
Los cambios sustanciales se notificarán con al menos quince (15) días de anticipación y requerirán aceptación expresa cuando lo exija la normativa. El historial de versiones está disponible en Documentos Legales.
1.b Datos del responsable, Delegado de Protección de Datos y registro
MANABÍ – PORTOVIEJO, Ecuador · correo de privacidad privacidad@contaify.com.
dpo@contaify.com. Es el canal para ejercer derechos y para cualquier consulta sobre esta política.
Protección de Datos Personales que habilite la Superintendencia de Protección de Datos Personales**, en cuanto dicho registro se encuentre operativo.
2.b Datos sensibles y marketing
de Personal y Nómina permiten registrar datos que pueden ser sensibles (por ejemplo, certificados de discapacidad, licencias médicas o información de salud necesaria para beneficios del IESS o del empleador). En ese caso el Cliente —como responsable— es quien debe contar con el consentimiento explícito del titular, informarle la finalidad y limitar el registro a lo estrictamente necesario; contaify los trata como encargado, con acceso restringido y registro de auditoría.
independientes de las comunicaciones transaccionales (que no pueden desactivarse porque son parte del servicio). La baja se ofrece en un clic en cada correo y por canal.
5.b Transferencias internacionales de datos
Algunos encargados operan fuera del Ecuador. Estas transferencias se realizan con base en el consentimiento informado del titular y/o en la ejecución del contrato, y con las garantías contractuales exigidas por los artículos 39 y 40 de la LOPDP (el encargado se obliga a tratar los datos solo según instrucciones, con medidas de seguridad equivalentes):
| Encargado | Servicio | País / región | Garantía |
|---|---|---|---|
| Google Cloud (Cloud Storage) | Archivos, logos, fotos, RIDE, respaldos | EE. UU. / regiones configurables | Contrato de tratamiento + cifrado en tránsito y reposo |
| Proveedor de infraestructura del servidor | Cómputo y base de datos | EE. UU. / UE | Contrato de tratamiento |
| OneSignal | Notificaciones push (navegador y móvil) | EE. UU. | Consentimiento del titular al activar los avisos |
| Proveedor de correo transaccional | Envío de comprobantes y avisos | EE. UU. | Contrato de tratamiento |
| PayPhone (pasarela de pago) | Procesamiento de pagos con tarjeta | Ecuador / EE. UU. | PCI DSS; contaify no recibe datos de tarjeta |
| Firmador de firma electrónica (servicio separado) | Firma y envío de comprobantes al SRI | Ecuador | Contrato de tratamiento y secreto profesional |
El titular puede oponerse a una transferencia concreta escribiendo al canal de privacidad; si la transferencia es imprescindible para la prestación del servicio, la oposición puede implicar la imposibilidad de seguir usando la Plataforma, lo que se informará por escrito.
5.c Encargados del tratamiento (subprocesadores)
Los datos se comparten únicamente con los encargados de la tabla anterior y con quienes presten servicios estrictamente necesarios para operar la Plataforma (infraestructura, seguridad, correo). Todos están sujetos a acuerdos de confidencialidad y a obligaciones de seguridad. La lista vigente se publica en esta política y cualquier incorporación que trate datos personales de los Clientes se comunica con antelación.
Cuando el proveedor de firma electrónica o un servicio de IA interviene, actúa como
subencargado del proveedor y nunca puede usar los datos para finalidades propias.
6.b Cómo ejercer los derechos y plazos
legales. Se atiende gratuitamente**.
que se ejerce y los datos afectados. Si la solicitud está incompleta, se pide completarla.
solicitud; cuando la complejidad lo justifique, puede prorrogarse por quince (15) días más, informando el motivo.
responsable** y contaify colabora como encargado en lo que le corresponde.
6.c Inteligencia artificial y decisiones automatizadas
La Plataforma incluye funciones de asistencia con IA (resúmenes, clasificación, sugerencias, borradores). respecto de ellas:
intervención humana: las sugerencias son propuestas que una persona revisa y aprueba.
pedir explicación de la lógica aplicada y solicitar revisión humana, escribiendo al canal de privacidad.
autorización expresa.
7.b Brechas de seguridad
Ante un incidente que afecte datos personales, contaify: (a) contiene el incidente y restablece el servicio; (b) documenta el hecho, el alcance y las medidas; (c) notifica al Cliente afectado sin dilación (referencia interna: 72 horas) para que este, como responsable, informe a los titulares; y (d) cuando corresponda, notifica a la Superintendencia de Protección de Datos Personales con la información exigida por la LOPDP y su Reglamento.
9.b Autoridad de control y reclamos
La autoridad de control es la Superintendencia de Protección de Datos Personales del Ecuador. El titular puede presentar reclamos o denuncias ante ella si considera que sus derechos no fueron atendidos. Procedimiento interno previo: escribir al canal de privacidad y esperar la respuesta dentro del plazo indicado en §6.b.
10. Deber de información cuando el Cliente registra datos de terceros
Cuando el Cliente registra datos de sus propios clientes, proveedores o empleados (datos de negocio), el Cliente es el responsable y debe informarles: quién trata sus datos, para qué, cuánto tiempo los conserva y cómo ejercer sus derechos. contaify entrega al Cliente un aviso de privacidad modelo para ese fin y, en caso de recibir una solicitud de un titular, la deriva al Cliente y presta la asistencia técnica necesaria.